Tukiartikkeli

Suunnitelman muokkaaminen

Suunnitelmaan voi tehdä muutoksia ennen ja jälkeen perehdytyksen aloittamisen. Suurimmat muutokset kannattaa tehdä ennen perehdytyksen aloittamista, jotta perehdyttäjä näkee heti mahdollisimman valmiin kokonaisuuden. Kun perehdytys aloitetaan perehdytettävä saa kutsun Introon. Kun perehdytys on vasta luonnos, ainoastaan suunnitelman luoja näkee sen.

Tehtäväkortit

Tehtävän lisääminen: Uusia perehdytystehtäviä lisätään alareunan + Lisää tehtävä -toiminnolla. Tehtävälle annetaan nimi ja tarvittaessa tarkempi kuvaus. Kuvauksessa voi olla lisäohjeita tehtävään liittyen, esimerkiksi tervetuloa-viestin sisältöä, kuvia ja videoita. Tehtäväkortissa esitetään tiedot kuvan koosta ja tuetuista formaateista. Videoita tuetaan upotteiden muodossa. Mm. Youtube, Vimeo ja Dreambroker. Huom! Dreambroker vaatii nimenomaan upotekoodin (iframe) käyttöä.

Tehtävälle asetetaan aina vastuuhenkilö, jonka vastuulla on perehdyttää tehtävä uudelle työntekijälle.

Uusi perehdytystehtävä on tulee siihen kategoriaan, jonka kohdalla on klikattu Lisää tehtävä -toimintoa. Kategoriaa voi vaihtaa tarvittaessa myös tässä kohdassa.

Tehtävän voi piilottaa perehdytettävältä, jos tehtävä on sellainen, jota perehdytettävän ei tarvitse nähdä. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi ennen työsuhteen alkua tapahtuvat valmistelevat tehtävät. Perehdytettävältä piilotetun tehtävän näkevät kaikki perehdyttäjät, jotka ovat osallisina perehdytyksessä. Perehdytettävän vastuulla olevaa tehtävää ei voi piilottaa.

Tehtävän voi asettaa myös tehtäväkohtaisesti tuplakuitattavaksi, jolloin tehtävän suoritukseen vaaditaan sekä perehtyjän, että vastuuhenkilön kuittaus. Tuplakuittaus voidaan asettaa tehtäväkortissa käyttöön tehtäväkortin muokkaustilassa valitsemalla ”Ota tuplakuittaus käyttöön"

Tehtävään voi lisätä alatehtäviäja linkkejä. Nämä lisätään + nappia klikkaamalla. Alatehtävän nimi kirjoitetaan sille annettuun kenttään ja se tallentuu, kun kentästä siirrytään pois. Lisää uusi -painikkeella voi lisätä useita alatehtäviä. Linkit lisätään samalla tavalla. Linkille annetaan nimi Linkin nimi -kenttään, joka näytetään perehdytettävälle ja Url-osoite -kenttään liitetään itse linkki. Linkki tallentuu kun kentästä siirtyy pois. Linkkejä ja alatehtäviä voi muokata kynäpainikkeesta ja poistaa roskakoripainikkeesta.

Kun kaikki tarvittavat asiat on lisätty tehtävään, se tallennetaan.

Koko tehtävän voi tarvittaessa poistaa avaamalla tehtäväkortti ja klikkaamalla oikean yläkulman roskakoripainiketta. Tehtävän voi myös kopioida, jolloin suunnitelmaan luodaan kokonaan uusi tehtävä samoilla tiedoilla kuin alkuperäinen tehtävä. Tehtävän voi myös lisätä suosikiksi sydänpainikkeesta. Lue lisää suosikkitehtävien käyttämisestä täällä.

Kategoriat

Kategoriat jakavat perehdystehtäviä yleensä ajan mukaan erilaisiin kokonaisuuksiin. Kategorialle asetetaan määräaika viikkoina, jonka avulla perehdytyksessä lasketaan, mihin mennessä kategoriassa olevat tehtävät pitää perehdyttää. Yleensä kategoriat ovat Ennen aloitusta, Aloituspäivä, Ensimmäinen viikko, Ensimmäinen kuukausi ja Ennen perehdytyksen päättymistä. Kategoriat voi itse määritellä sen mukaan, miten perehdytys etenee omassa organisaatiossa ja yksikössä. Kategorioita tulee olla vähintään yksi, mutta enimmäismäärää ei ole.

Kategoria lisätään mallipohjaan oikeasta reunasta viimeisen kategorian vierestä + Lisää kategoria -painikkeella tai jonkun jo luodun kategorian nuolipainikkeen alta löytyvän Lisää uusi kategoria -toiminnon kautta.

Uusi kategoria lisätään aina suunnitelman viimeiseksi kategoriaksi. Kun kategoria on luotu, sille annetaan nimi ja määräaika ja se siirretään tarvittaessa oikeaan paikkaan raahaamalla. Kategorian määräaika asetetaan klikkaamalla Aseta määräaika tekstiä tai nuolipainikkeen alta löytyvän Muokkaa määräaikaa -toiminnolla. Määräaika voi olla miinusviikkoja (käytetään esimerkiksi Ennen aloitusta -kategoriassa), 0 viikkoa (käytetään esimerkiksi aloituspäivänä) ja siitä eteenpäin +1, +2 ja niin edelleen. Kun mallipohjassa on asetettu viikkomäärät ja siitä tehdään suunnitelma ja suunnitelmaan asetetaan aloituspäivämäärä, kategorioihin tulee automaattisesti määräpäivä, joka lasketaan aloituspäivämäärästä lukien. Eli jos kategorian määräaikana on +4 viikkoa, niin sen kategorian tehtävät tulee olla perehdytettynä 4 viikon kuluttua aloituspäivämäärästä.

Jokaisen kategorian oikeassa yläkulmassa on nuolipainike, josta avautuu lisää toimintoja, jotka kohdistuvat kyseiseen kategoriaan. Muokkaa nimeä -toiminnolla voi nimetä kategorian uudelleen. Muokkaa määräaikaa -toiminnolla voi muuttaa kategorian määräaikaa. Lisää uusi kategoria -toiminnolla voi lisätä uuden kategorian mallipohjaan. Poista tehtävät -toiminto poistaa tehtävät kyseisestä kategoriasta. Poistettuja tehtäviä ei voi enää palauttaa. Poista kategoria -toiminto poistaa koko kategorian ja siinä olevat tehtävät. Myöskään poistettua kategoriaa ei voi enää palauttaa poiston jälkeen.

image-9.png

Tiedostot

Suunnitelmaan voi lisätä tiedostoja Näytä tiedostot -osiossa.

image.png

Avautuvassa näkymässä tiedosto valitaan Choose File -napista, josta avautuu tietokoneen tiedostokansio. Kun tiedosto on valittu, "No file chosen" teksti muuttuu valitun tiedoston nimeksi. Lopuksi klikataan + Lisää uusi tiedosto, jolloin tiedosto siirtyy yläpuolelle.

Suunnitelmaan voi lisätä useampia tiedostoja ja niitä voi tarvittaessa poistaa Poista-painikkeella.