Referenssit
Karelia ja Savonia kehittävät perehdytystä yhteistyöllä
Savonia-ammattikorkeakoulu ja Karelia-ammattikorkeakoulu ovat ottaneet käyttöönsä Intro perehdytysohjelmiston. Intron avulla perehdytykseen on lähdetty hakemaan tasalaatuisuutta sekä systemaattisuutta. Raameja kokonaisvaltaiselle perehdytysprosessille on luotu yhteistyössä ammattikorkeakoulujen välillä, koska molempien kokemat haasteet perehdytyksen suhteen ovat olleet hyvin samankaltaisia. Molemmissa ammattikorkeakouluissa perehdytys on uudistamisen alla ja perehdytysprosessia halutaan kehittää sekä yhtenäistää. Jaana Tolkki ja Mika Kettunen Kareliasta sekä Sanna Komu ja Päivi Diov Savoniasta kertovat, miten perehdytystä on lähdetty kehittämään ammattikorkeakouluissa ja mitä hyötyjä Intron avulla haetaan perehdytyksiin.
Perehdytyksen haasteena systemaattisuuden puute
Perehdytyksen haasteet sekä Kareliassa että Savoniassa olivat hyvin samankaltaisia. Perehdytyksen tärkeys tiedetään, mutta silti se on jäänyt vähälle huomiolle. Jatkossa perehdytykseen halutaan panostaa enemmän ja kehittää sitä vahvasti. Savonia ja Karelia ovat tehneet yhteistyötä perehdytyksen kehittämisessä ja pyrkineet yhdessä hakemaan uutta näkökulmaa ja erilaisia näkemyksiä perehdytyksen kehittämiseen.
-Henkilöstöpalveluilla on päävastuu perehdytyksestä ja sen kehittämisestä. Lähiesimiehet ja mentorit taas vastaavat käytännön perehdytyksestä työasioihin. Henkilöstöpalveluiden tehtäviin kuitenkin kuuluu paljon eri asioita ja perehdytys jää usein liian vähäiselle huomiolle suhteessa sen tärkeyteen. Se mahdollistaa työyhteisöön ja toimintakulttuuriin integroitumisen. kertoo Savonian henkilöstö- ja hallintojohtaja Päivi Diov.
-Etenkin etäperehdytys on ollut vaikeaa, koska ei ole yhtenäisiä malleja ja lähikollegoiden tuki on jäänyt puuttumaan. Jatkossa tarkoitus on luoda rullaava perehdytys ja luoda perehdytyssuunnitelmia, jotka ottavat huomioon sekä työsuhdeasiat, että henkilön mukaan saamisen organisaation kulttuuriin ja arvoihin. Samalla myös perehdytyksen seurantaa ja dokumentointia halutaan kehittää, jatkaa Karelian hallinto- ja henkilöstöjohtaja Jaana Tolkki
-Perehdytyksen haasteena on ollut, että perehdytys ei ole strukturoitua, eikä suunnitelma ole toteutunut yhtenäisellä tavalla. Perehdytysten kesto on vaihdellut riippuen työsuhteesta ja työnaloitus ajankohdasta. Perehdytyspäivät ovat olleet kaksi kertaa vuodessa, vaikka henkilöitä rekrytoidaan pitkin vuotta. Näin ollen kaikille ei ole voitu taata yhdenvertaista perehdytystä. Jatkossa tarkoituksena on ottaa yksilö paremmin huomioon perehdytyksissä, jatkaa Päivi.
Intron avulla tieto yhdessä paikassa
Intron käyttöönotto on alkuvaiheessa, mutta jo tässä vaiheessa se on vaikuttanut molempien osapuolten mielestä helppokäyttöiseltä ja selkeältä järjestelmältä. Myös esimiesten ensimmäiset kokemukset ovat olleet positiivisia.
-Intro työkaluna vaikutti helppokäyttöiseltä ja modernilta. Lisäksi Kuntarekryn tuoma tuki ja rekrytoitujen henkilöiden siirtyminen suoraan Kuntarekrystä Introon helpotti hankintapäätöstä. Intron avulla koko perehdytysprosessi on mahdollista hoitaa yhtä kautta, eikä tieto ole enää ripoteltuna eri paikoissa tai paperisten perehdytyslomakkeiden varassa, kertoo Karelian HR-asiantuntija ja Intron käyttöönotosta vastaava Mika Kettunen
-Ohjelma vaikutti selkeältä ja helppokäyttöiseltä. Yhteys Kuntarekryyn helpottaa ylläpidollisia näkökulmia. Myös Intron valmiit mallipohjat ja käyttöönotossa saatu tuki ovat helpottaneet käyttöönoton valmistelua. Käyttöönotossa on tarkoitus edetä pienimpinä palasina ja vaiheistaa käyttöönottoa niin, että Intro otetaan käyttöön eri yksiköissä, kun se on ajankohtainen. Esimiehille ei kannata perehdyttää ohjelmistoa saman tien, jos uusia työntekijöitä ei ole aloittamassa lähiaikoina, kertoo Savonian käyttöönotosta vastaava palkkasihteeri Sanna Komu.
Ammattikorkeakoulun perehdytyksessä korostuu pedagogiikka
Kiinnostus perehdytystä ja sen kehittämistä kohtaan on ollut opetuspuolella viime aikoina kasvussa. Kuitenkin perehdytyskäytännöissä on suuria eroja eri oppilaitosten ja koulutusasteiden välillä. Erityisesti pedagogiikan tärkeys korostuu ammattikorkeakoulujen perehdytyksessä.
-Ammattikorkeakoulujen pedagogiikka eroaa suuresti esimerkiksi peruskouluista. Perehdytyksessä korostuu vahvasti pedagogiikka ja opetuskokemukset. Näiden huomioonottaminen on tärkeää korkeakoulujen perehdytyksen suunnittelussa, kertoo Päivi.
-Opettajien perehdytys on myös hyvin erilaista kuin vaikkapa hallinnollisen henkilöstön. Esimerkiksi opettajien digivalmiuksien huomioinen ja eri järjestelmiin perehdyttäminen on tärkeää varsinkin, kun kevään aikana suuri osa opetuksesta ja perehdytyksistä tapahtui etänä, jatkaa Jaana.
Intron käyttöönotto lähtenyt hyvin käyntiin
Intron käyttöönotto on edennyt hyvin. Hyvän suunnitelman avulla käyttöönottoa on helpompi viedä eteenpäin. Sekä Karelia että Savonia ovat pyrkineet lähtemään liikkeelle pienistä palasista ja laajentamaan käyttöä syvemmälle organisaatioon saatujen kokemusten perusteella.
-Käyttöönotto on lähtenyt liikkeelle hyvin. Olen rakentanut Karelialle yleisperehdytyspohjaa Intron valmiin opettajaperehdytyspohjan avulla. Kun ymmärsi miten mallipohjat ja perehdytysohjelmat toimivat ei vastaan ole tullut suurempia haasteita. Elokuussa aloittaneille uusille työntekijöille on rakennettu kevennetty pohja perehdytyssuunnitelmasta, joka on tarkoitus ottaa käyttöön mahdollisimman nopeasti. Näiden kevennettyjen suunnitelmien pohjalta keräämme palautetta käyttäjiltä mikä toimii ja mitä pitää vielä parantaa, kertoo Mika.
-Intron käyttöönotto on aloitettu ison kuvan hahmottamisella ja käytännön tasolla perehdytyssuunnitelmien rakenne tehdään valmiiden mallipohjien pohjalta. Esimiesten sitoutuminen ja käyttäjien hyvä perehdytys järjestelmän pariin edesauttavat Intron käyttöönoton onnistumista. Ensimmäiset kokemukset Introsta ovat olleet positiivisia, jatkaa Sanna.
-Kokonaiskuva helpottaa Introon tehtävää työtä ja rakentaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Esimiehet kannattaa ottaa mukaan Intron ja perehdytyksen rakentamiseen. Intron myyminen sisäisesti ja esimiesten mukaan saanti ja innostaminen tulevat olemaan tärkeässä roolissa, jotta perehdytystä voidaan kehittää Intron avulla, jatkaa Mika.
Perehdytys lähtee liikkeelle tavoitteista
Perehdytyksen tärkeys on korostunut useilla toimialoilla, eikä opetusala tee tähän poikkeusta. Tulevaisuudessa perehdytyksessä on tärkeää miettiä mitä sillä haetaan ja ottaa perehdytettävä henkilö huomioon yksilönä. Hyvällä suunnitelmalla perehdytyksen kehittäminen on helpompaa tulevaisuudessa.
-Tarkoituksena on ajatella perehdytystä laatikon ulkopuolelta ja ravistella ”perinteistä” lomakkeiden avulla tehtävää perehdytysprosessia. Perehdytyksessä on myös tärkeää ottaa huomioon kohderyhmä, jolle perehdytystä ja perehdytysmateriaaleja tehdään, toteaa Jaana.
-Perehdytyksen kehittämisessä on tärkeää miettiä mikä on perehdytyksen tavoite. Perehdytyksen rakentaminen kannattaa aloittaa kokonaiskuvan luomisella, eikä vain lähteä tekemään. Tärkeää on ymmärtää mitä tehdään, ennen kuin tehdään. Hyvät mallipohjat auttavat kokonaiskuvan rakentamisessa, lopettaa Päivi.