Referenssit
KHSHP – Intron avulla systemaattisempaa perehdytystä eri yksiköihin
Kanta-Hämeen keskussairaala on käyttänyt Introa perehdytystyökalunaan vuodesta 2020. Intro haluttiin ottaa perehdytyksen avuksi, sillä perehdytys nähdään sairaalassa erittäin tärkeänä asiana ja sitä haluttiin kehittää.
Perehdytystä haluttiin lähteä sähköisen perehdytysohjelmiston tuella systematisoimaan ja varmistamaan, että kaikilla on mahdollisuus saada laadukas perehdytys ja toimia itse aktiivisena perehtyjänä. Kanta-Hämeen keskussairaalan, tuttavallisemmin Kantiksen, henkilöstön kehittämispäällikkö Hanna Kulla-Numminen on jo pitkään ollut perehdytyksen tärkeyden puolestapuhuja ja aktiivinen perehdytyksen kehittäjä. Hannan mielestä Intron avulla perehdytystä on saatu systematisoitua ja kehittyä entisestään.
- Kuten sairaalamaailmassa yleensäkin, niin myös meillä Kantiksessakin suuri haaste perehdytyksen suhteen on kiire. Perehdytykseen keskittymiseen ei aina ole ollut aikaa ja kiireeseen vedoten perehdytys on voinut jäädä vaillinaiseksi tai jotkut asiat unohtua. Esimerkiksi vuorotöissä perehdyttäjä voi vaihtua usein, joten uudelle perehdyttäjälle ei ole aina ollut tietoa, mitä on jo perehdytetty, kertoo Hanna.
- Ennen Introa meillä on ollut käytössä paperisia perehdytyspohjia, joiden avulla perehdytystä on tehty. Näiden haasteena oli, että tieto ei tallennu ja papereita on vaikea kuljettaa paikasta toiseen. Toimintayksiköiden perehdytyksen toteutuksessa ja laadussa oli vaihtelua. Tietynlainen laadun varmistus ja systemaattisuus on puuttunut, joten lähdimme kehittämään perehdytystä Introa hyödyntäen.
Intro saanut hyvän vastaanoton
Kiinnostus Introa kohtaan lähti halusta kehittää perehdytystä ja Intro sopi käyttötarkoitukseen hyvin. Intron käyttöä lähdettiin viemään eteenpäin pilottiyksiköiden kautta. Käyttöä on laajennettu jatkuvasti ja tavoitteena vuodelle 2022 on, että kaikille uusille työntekijöille Kantiksessa aloitetaan perehdytys Intron tuella.
- Intro on oikeasti ollut iso juttu Kantiksen perehdytyksen kehityksessä. Se on ollut riittävän helppokäyttöinen. Se on myös iso asia, että perehtyjä ja kaikki perehdytykseen osallistuvat esihenkilöt pääsevät näkemään koko perehdytyskokonaisuuden, joten kaikilla on tieto mitä on tulossa ja mitä on jo käyty läpi, jatkaa Hanna.
- Intron käyttöä lähdettiin viemään eteenpäin, niin että halukkaat yksiköt saivat ottaa Intron käyttöön. Teimme HR:ssä yleisperehdytyspohjan, jonka avulla käydään läpi yleiset asiat ja yksiköt saivat tehdä omat tehtäväkohtaiset pohjansa sen perusteella. Pääkäyttäjät olivat tukena ja ohjaamassa käytön aloitusta. Alun kokemukset olivat hyviä, mutta koronan alku toi omia isojakin haasteita käyttöönotossa.
- Intron käytön leviäminen eri yksiköihin on edennyt lopulta mukavasti ja yhä useammat yksiköt ovat lähteneet panostamaan sen käyttöön. Olemme myös HR:ssä aktiivisesti edesauttaneet käytön aloitusta sekä kannustaneet ja ohjanneet yksiköitä ottamaan Intron käyttöön. Meille on myös strategiaan kirjattu tavoitteena, että kaikille uusille työntekijöille aloitetaan perehdytys Introlla.
Perehdytyksen kehittäminen on koettu tärkeäksi
Intron avulla perehdytykseen on haettu etenkin tasalaatuisuutta ja systemaattisuutta. Esihenkilöt ovat myös innostuneet mukavasti ja kokeneet perehdytyksen kehittämisen tärkeäksi. Systemaattisuutta perehdytyksiin on saatu ja myös laajemmin aktivoitua useampia perehdyttäjiä.
- Aiemmin meille tuli palautetta, että perehdytys ei ollut riittävä kaikissa yksiköissä, joten perehdytystä haluttiin totta kai parantaa. Perehdytystä onkin saatu kehitettyä ja vaikka täytyy muistaa, että Intro itsessään ei perehdytä ketään, niin se toimii perehdytyksen ohjaajana ja varmistaa, että kaikki asiat tulevat käytyä läpi. Intron avulla on myös voitu tuoda mukaan jokaisen työntekijän perehdytykseen tiettyjä asioita, joiden tiedetään kuuluvan kaikille työtehtävästä riippuen, kertoo Hanna.
- On ollut ilo huomata, että Intron käytön aloittaneet ovat innostuneet ja kokeneet, että se on ollut arvokas työkalu. Monet esihenkilöt ovat itse aktiivisesti halunneet lähteä viemään Intron käyttöä eteenpäin. Myös perehtyjiltä on tullut hyvää palautetta ja ovat pitäneet erityisesti siitä, että pääsevät näkemään jo etukäteen, miltä oma perehdytyssuunnitelma näyttää. Intro on myös toiminut hyvänä pohjana siinä, kun perehdytyskokonaisuutta käydään läpi sitten perehdytyksen loppuvaiheessa. Sairaalassa perehdytys kestää helposti yli puolikin vuotta tietyillä osastoilla, joten on hienoa, että perehdytyksestä jää muistijälki läpikäynnin pohjaksi.
Perehdytys on rekrytointivaltti
Kantiksessa koetaan, että perehdytys on rekrytointivaltti ja siihen panostaminen kannattaa. Perehdytyksellä on huomattu paljon positiivisia vaikutuksia eri osa-alueilla.
- Perehdytyksellä on iso merkitys ennen kaikkea henkilöstön sitoutumiseen, työhyvinvointiin ja henkilöstön viihtyvyyteen. Perehdytykseen panostaminen maksaa itsensä takaisin ja sillä on vahva vaikutus siihen, saadaanko rekrytoitua väkeä ja jäävätkö ihmiset meille töihin. Sairaalaan tulee paljon myös kesätyöntekijöitä ja opiskelijoita, joten perehdytys tuo myös turvaa heille ja kokeneemmillekin työntekijöille. Jo työssä oleva henkilöstökin on kokenut, että perehdytys tuo heille hyötyä, kun uudet työntekijät pääsevät nopeammin kiinni työhön ja heille saadaan uusia osaavia työkavereita. Ja onhan sillä myös vaikutusta asiakaspalveluun ja potilasturvallisuuteenkin.
- Meille Intro on ollut erittäin arvokas työkalu, vaikka tiedetään että pelkkä ohjelmisto ei tee kaikkea. Intron avulla näkee myös oikeasti, kuinka laaja kokonaisuus perehdytys on ja kuinka paljon asioita siihen oikeasti kuuluu. Intro tukee hyvin ihmisten tekemistä ja mahdollistaa myös perehtyjän aktivoinnin ja omatoimisen perehtymisen, lopettaa Hanna.