Referenssit
Kouvolan kaupunki – uusien työntekijöiden perehdyttäminen merkityksellinen asia varhaiskasvatuksessa
Kouvolan kaupungilla on käytössä Intro perehdytysohjelmisto, jonka avulla saadaan toteutettua tasalaatuinen perehdytys kaikille uusille työntekijöille. Kouvolan varhaiskasvatuksessa varhaiskasvatusyksikön johtajana toimiva Taina Markkanen pitää perehdytystä tärkeänä asiana, johon kuuluu ehdottomasti panostaa. Intro otettiin Kouvolan kaupungilla käyttöön keväällä 2022 ja nyt ohjelmiston käyttö on jalkautunut entistä vahvemmin Tainan yksikön perehdytyksiin.
Perehdytyksiin selkeä suunnitelma ja järkevä aikataulutus
Jo ennen Intron käyttöä perehdytyksiin kiinnitettiin erityistä huomiota yksikössä, jossa Taina työskentelee. Jokaisen perehdytyksen päätteeksi käytiin muun muassa palautekeskustelu perehdytettävän kanssa. Intron myötä perehdytysprosessista on saatu luotua entistä laadukkaampi ja ennen kaikkea sujuvampi kiireisessä varhaiskasvatuksen arjessa. Päiväkodissa perehdytetään kaikki uudet työntekijät sekä pidempiaikaiset sijaiset.
”Ennen työsuhteen alkua käyn laatimassa ja muokkaamassa Intron perehdytyspohjan sopivaksi. Poimin sieltä ne asiat, jotka koen tärkeiksi meidän yksikön kannalta. Katson mitä asioita tulisi käydä läpi ja lisään nämä pohjaan. Itse toimin perehdyttävänä esimiehenä ja perehdytän suuremmat linjaukset. Lisäksi tiimistä on nimetty perehdyttäjä, joka perehdyttää ryhmän asioissa. Laadin perehdytysaikataulun sopivaksi. Introssa aikataulutuksen voi tehdä sellaiseksi mikä tuntuu itsestä hyvältä”, Taina kertoo.
Aiemmin perehdytysprosessi haluttiin viedä läpi mahdollisimman nopeasti. Tuolloin perehdytykset saatettiin toteuttaa intensiivisesti viikon aikana. Intron myötä perehdytyksiin on haluttu luoda järkevä aikataulu. Perehdytys suunnitellaan ja aikataulutetaan etukäteen valmiiksi ja näin ollen perehdytyksen etenemistä on helpompi seurata. Nykyään perehdytysten aikajana on parisen kuukautta, jolloin myös perehdytettävän on huomattavasti helpompi sisäistää uusia asioita askel askeleelta.
”Yritimme aiemmin viedä perehdytyksen läpi melko vauhdilla. Tuli varmasti tosi paljon asioita perehdytettävälle, että olisi voinut silloinkin sitä jarruttaa. Introssa tehtävät voidaan aikatauluttaa ja järjestelmä muistuttaa perehdytystehtävistä, jotta ne eivät jää tekemättä. Henkilökunnalta on tullut positiivista palautetta siitä, että perehdytykseen panostetaan. Työyhteisöön integroituminen ja työtapoihin on ollut helpompi päästä kiinni, kun perehdytys on kunnolla hoidettu.”
Selkeät perehdytystehtävät ja tiimin osallistaminen tukemassa perehdytystä
Intro on tuonut apuja perehdytystehtävien kalenterointiin. Perehdytys on Tainan mukaan vaivattomampi pilkkoa pienempiin osiin Intron avulla, ja lisäksi ohjelmisto muistuttaa tulevista perehdytystehtävistä. Tämä takaa sen, että mitään oleellisia asioita ei jää perehdyttämättä. Hän myös kokee oman työn helpottuneen esihenkilön roolissa, sillä perehdytystehtäviä voi helpommin jakaa perehdytystiimin kesken ja tehtävien toteutumista pääsee seuraamaan reaaliaikaisesti. Intron myötä perehdytyksissä voi hyödyntää tehokkaammin tiimin osaamista ja osallistaa tiimiläisiä uuden työntekijän perehdytykseen.
”Nyt perehdytyksiin osallistetaan selkeästi enemmän kaikkia tiimin jäseniä kuin aiemmin. Laitan nykyään enemmän muillekin tehtäväksi perehdyttää talon yhteisiä asioita. Ajattelen, että kaikki osaa ihan samalla tavalla kertoa nämä asiat kun minä. He pystyvät myös arjessa käymään paremmin sitä keskustelua, kun jokin tilanne tulee yhtäkkiä eteen. Kun laitan tiimin jäsenille perehdytykseen liittyvän tehtävän, niin pystyn seuraamaan Introsta, onko se tehty. Tämän näkee Introsta, kun tehtävä on kuitattu. Myös päällekkäisyys tavallaan häviää, kun perehdytyssuunnitelmassa on selkeät osa-alueet kuka perehdyttää mitäkin, eli ei perehdytetä samoja asioita päällekkäin”, Taina sanoo.
Lisäksi hän nostaa esiin mahdollisuuden ennakkoperehdytykseen, joka takaa sujuvan ja ennen kaikkea mukavan alun työlle. Uudelle työntekijälle voidaan lähettää Introon tunnukset jo ennen ensimmäisen työpäivän alkua. Työntekijä pääsee tutustumaan organisaation ennakkomateriaaliin Intron kautta. Kouvolan kaupungilla on kaikille uusille työntekijöille ladattu Introon kaupunginjohtajan tervehdys videon muodossa. Lisäksi ennakkomateriaaliin voi lisätä vaikkapa ohjeet työpaikalle saapumiseen, tiimin tai esimiehen tervehdyksen ja ensimmäisen työpäivän asioista. Kouvolan kaupungin varhaiskasvatuksella on omat sisältönsä, joita voidaan muokata tarpeen mukaan tiettyyn yksikköön sopivaksi. Tainan yksikkö toimii vuoroyksikkönä, jossa aukioloajat ja tätä kautta myös käytänteet poikkeavat muista päiväkodeista. Kouvolan kaupungin varhaiskasvatuksen vuoroyksiköt ovat laatineet keskenään yhteistyössä omat perehdytysmallipohjat Introon, jota voidaan helposti hyödyntää kaikissa vuoroyksiköissä.
Perehdytysprosessia kehitetään tarpeen mukaan myös jatkossa Introa hyödyntäen
Taina on kokenut perehdytysohjelmiston käytön toimivaksi tavaksi toteuttaa perehdytykset myös jatkoa ajatellen. Kokemuksen myötä Introa voi hyödyntää entistä monimuotoisemmin perehdytyksissä. Tämä vaatii kuitenkin oman suunnittelunsa ja aikansa, jotta toimintamalleja voidaan kehittää edelleen. Yksi tavoite olisi tehostaa sijaisten perehdytystä ja koota heidän tarpeisiinsa suunnattu perehdytyskokonaisuus, joka tukee lyhytaikaisten työntekijöiden perehtymistä varhaiskasvatuksen toimintatapoihin.
”Tavoitteena olisi saada luotua Introon lyhytaikaisille sijaisille räätälöity paketti, joka olisi luettavissa omatoimisesti ennen yksikköön tuloa. Syventävä perehdytyspaketti toimisi myös niille sijaisille, jotka ovat olleet aiemmin meillä töissä, mutta kaipaavat pientä kertausta. Sellaiselle meillä olisi seuraavaksi tarvetta.”
Vinkkinä muille perehdytystä suunnitteleville Taina antaa ohjeeksi selkeyttää aluksi minkä takia perehdytys on tärkeää hoitaa kunnolla ja mitä etuja hyvin hoidettu perehdytys tuo konkreettisesti. Tämän jälkeen perehdytys tulisi suunnitella hyvin, miten se käytännössä toteutuu. Taina nostaa esiin, että organisaation perehdytysprosessin tulisi olla yhteneväinen yksiköstä riippumatta.
”Ihmiset vaihtavat yksiköstä toiseen kaupungin sisällä. Olisi tärkeää, että kaikilla on sama tapa toteuttaa perehdytys. Pidän itse Introsta. Voin sanoa, että se on varteen otettava vaihtoehto perehdytyksiin. Intron kanssa pystyy toteuttamaan perehdytyksen järjestelmällisesti. Ei tarvitse muistella sitä, mitä perehdytystehtäviä on tehty ja mitä ei, koska Intro muistuttaa.” Parhaiksi ominaisuuksiksi Taina nostaa esiin ohjelmiston selkeyden, tehtävien aikataulutuksen sekä mahdollisuuden roolittaa henkilöitä eri tehtäviin. Myös ennakkoperehdytyksen mahdollisuus on Tainan mielestä hyvä ominaisuus.