Blogit
Perehdytysprosessi pohjana laadukkaille perehdytyksille
Onnistunut perehdytys ei synny itsestään, vaan se vaatii paljon aikaa ja työtä. Ja monien eri osa-alueiden käsittelyä. Perehdytykseen liittyy paljon asioita ja perehdytysprosessi kokonaisuudessaan on laaja käsite. Kokonaisvaltainen perehdytysprosessi ei ota kantaa ainoastaan uuden työntekijän perehdytyksen läpivientiin, vaan se kestää työntekijän koko elinkaaren ajan. Perehdytysprosessin avulla voidaan ottaa huomioon henkilön halu ja kyky kehittyä sekä kasvaa nykyisessä roolissa sekä mahdollisesti peilata jo tulevia osaamistarpeita. Laadukas perehdytysprosessi myös osoittaa työntekijälle, että organisaatio on valmis panostamaan häneen ja hänen kehittymiseensä työntekijänä.
Yksittäisen ihmisen perehdytys on yksi osa perehdytysprosessia, mutta kokonaisuudessaan perehdytysprosessilla voidaan tarkoittaa kaikkia organisaation perehdytykseen liittyviä asioita, kuten organisaatiotasoiset yleiset perehdytyskäytännöt, tehtäväkohtaiset perehdytyssuunnitelmat, sisällöt ja materiaalit perehdytyksen tukena, käytettävissä olevat työkalut, pitkän tähtäimen osaamisen kehittäminen sekä urapolut. Perehdytysprosessissa kannattaakin tutkia ja kehittää sitä mieluummin pitkällä tähtäimellä eikä ainoastaan sillä, että yksittäiset perehdytykset saadaan hoidettua. Näin ollen perehdytysprosessista tulee jatkuva kokonaisuus, joka on istuu organisaation toimintamalleihin saumattomasti.
Tämän tekstin ajatuksena on pohtia, miten yrityksen kokonaisvaltaista perehdytysprosessia voidaan tarkastella ja kehittää.
Aloita selvittämällä perehdytysprosessin nykytila
Kun perehdytysprosessia lähdetään tutkailemaan ja kehittämään, kannattaa aina aloittaa siitä, missä mennään nyt. Jos ei tiedetä, miten perehdytykset sujuvat tällä hetkellä osana työtä, on mahdotonta lähteä muuttamaan mitään. Perehdytysprosessin selvittämisessä on hyvä tutkia ainakin, onko organisaatiossa olemassa sekä yleiset HR:n perehdyttämät tehtävät, että myös tehtäväkohtaiset perehdytyskäytännöt ja materiaalit, vai ovatko kaikki materiaalit samaa yleistä asiaa.
Lisäksi kannattaa tutkia, onko perehdytysten työnjako HR:n ja perehdyttävien esimiesten kesken selvä ja tietävätkö kaikki oman roolinsa perehdytyksissä. Lisäksi avainasemassa on myös se, seurataanko perehdytysten etenemistä ja dokumentoidaan tai kerätäänkö niiden kulusta tietoja perehdytysten onnistumisesta. Eli siis mitataanko perehdytysten onnistumista tai vaikuttavuutta. Ja varmistetaanko työntekijältä itseltään, miten hän on kokenut perehdytyksensä ja ovatko ne auttaneet häntä pääsemään hyvään vauhtiin omassa työssään.
Roolien ja vastuiden selkeyttäminen
Jotta organisaation perehdytysprosessista saadaan paras teho irti, on tärkeää, että kaikilla perehdytykseen osallistuvilla on selkeä tieto siitä, kuka vastaa mistäkin osa-alueesta perehdytyksessä. Hyvänä käytäntönä on esimerkiksi, että HR hallinnoi perehdytykseen liittyviä käytäntöjä ja vastaa organisaatioiden yleisten ja hallinnollisten asioiden perehdyttämisestä. Lisäksi organisaatiossa voi olla henkilöitä, jotka vastaavat laajemmin esimerkiksi tiettyjen yksiköiden perehdytyskokonaisuudesta. Tärkeimmässä roolissa ovat kuitenkin lähiesimiehet sekä muut perehdyttäjät, jotka vastaavat käytännön työhön perehdyttämisestä ja omien vahvuuksiensa mukaan tiettyjen työtehtävien perehdyttämisestä. Vastuiden selkeyttämisen avulla varmistetaan myös, se että työntekijälle tarjotaan paras mahdollinen oppi ja tieto organisaation käytännöistä sekä itse työstä.
Perehdytyssuunnitelmat ja sisällöt
Jo aiemmin olemme puhuneet, että perehdytyssuunnitelma on yksittäisen perehdytyksen tärkein palanen. Perehdytyssuunnitelman avulla aikataulutetaan perehdytystehtävät ja ohjataan perehdytyksen kulkua. Perehdytystä helpottamaan perehdytystehtäviä kannattaa palastella myös pienempiin osatehtäviin, joiden avulla varmistetaan, että laajemmasta kokonaisuudesta saadaan käytyä myös tarkemmin eri osa-alueet läpi. Perehdytyssuunnitelman kanssa on hyvä lähteä etenemään yleisistä asioista kohti tehtäväkohtaista perehdytystä. Aluksi on hyvä käydä läpi hallinnollisista ja kulttuurisista asioista ja edetä kohti sosiaalisia ja tehtäväkohtaisia perehdytystehtäviä.
Perehdytyssisällöt ovat myös keskeinen osa perehdytysprosessia. Sisältöjä tulisi myös päivittää aika-ajoin, jotta ne vastaavat sen hetken parasta tietoa työtehtävistä ja organisaation käytännöistä. Perehdytyssisällöt voivat olla työntekijän kannalta tärkeitä opinlähteitä ja niistä voi löytyä tärkeää tukea myös käytännön perehdytyksen tueksi.
Lue myös: Näin luot perehdytyssuunnitelman
Jatkuva kehittäminen
Perehdytysprosessin kannalta tärkeää on, että sen kanssa ei juurruta paikoilleen ja tarjota kaikille samaa yleisperehdytyskaavaa, jossa käydään läpi yleiset asiat ja heitetään tyhjän päälle. Perehdytysprosessin ja sen kehittämisen kannalta on tärkeää, että koko prosessia tutkitaan aika-ajoin, etsitään sieltä kehityskohtia ja pyritään parantamaan käytäntöjä. Parhaiten tässä onnistutaan, kun käydään läpi palautekeskusteluita perehdyttäjien ja perehdytettävien kesken. Kokemuksia voidaan myös verrata alkuvaiheessa tehtyyn nykytila-analyysiin ja tutkia onko perehdytysprosessissa kehitytty.
Perehdytysprosessin kehittämisessä ei siis ole oikopolkuja, vaan se vaatii paljon määrätietoista työtä sekä HR:n että perehdyttävien esimiesten näkökulmasta. Yhteiset pelisäännöt, ohjeistukset ja toimintatavat perehdytyksessä helpottavat koko organisaation perehdytysprosessin kehittämistä sekä läpivientiä. Hyvän perehdytyksen avulla taas voidaan sitouttaa työntekijöitä paremmin sekä luoda itsestään positiivista työnantajamielikuvaa.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys