Perehdytys
Pirkanmaan hyvinvointialueella panostetaan hyvään perehdytykseen
Perehdytysprosessin kehittäminen on käytännönläheistä strategian toimeenpanoa Pirkanmaan hyvinvointialueella. Strategian kolmannen kärkiteeman ”hyvinvoivat työntekijät” yhtenä tavoitteena on, että työntekijät ovat tyytyväisiä työhönsä, työyhteisöön ja mahdollisuuksiinsa. Hyvinvointialueen valmistelussa perehdytysprosessin toteuttamiseksi valittiin sähköinen Intro-perehdytysohjelmisto pysyväksi perehdytyksen työkaluksi koko hyvinvointialueelle.
Intro-perehdytysohjelmisto otetaan käyttöön palvelulinjoittain vuosien 2024–2025 aikana koko Pirkanmaan hyvinvointialueella. Pilotointi ja suunnittelu aloitettiin keväällä 2023.
Perehdytys rakentuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa, jossa Intro toimii tukena ja auttaa jäsentämään perehdytyksen toteuttamista. Perehdytys tapahtuu aina ”ihmiseltä ihmiselle”. ”Yhtenäinen perehdytys Intron avulla on askel kohti parempaa työntekijäkokemusta, ja panostamalla perehdytykseen osoitetaan myös arvostusta työntekijöitä kohtaan”, pohtivat perehdytystä kehittävät Katariina Paavilainen ja Marika Hoivassilta Pirkanmaan hyvinvointialueen Henkilöstön kehittämisen palveluista.
Perehdytys olennainen osa henkilöstön hyvinvointia
Perehdytyksen tavoitteena on tukea työntekijöiden osaamista, jolloin työ- sekä potilas- ja asiakasturvallisuus paranevat. Laadukkaalla perehdytyksellä vahvistetaan henkilöstön hyvinvointia, osaamista ja turvallisuutta. Perehdytys on lakisääteisesti työntekijän oikeus ja työnantajan velvollisuus. Hyvä perehdytys luo perustan sujuvalle ja turvalliselle työlle. Lisäksi kattava perehdytys tutustuttaa työntekijän organisaation strategiaan, arvoihin ja toimintakulttuuriin.
Perehdytyksellä on myös vaikutuksia henkilöstön veto- ja pitovoimaan sekä sitoutumiseen. Sitoutunut henkilöstö tukee yksiköiden voimavaroja ja osaamisen kehittymistä.
Onnistuneen käyttöönoton edellytys on johdon tuki ja sitoutuminen, selkeä työnjako ja vastuuhenkilöiden nimeäminen
Intron käyttöönotto aloitettiin Pirkanmaan hyvinvointialueella Sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelulinjoista, joissa on suurimmat rekrytointi- ja henkilöstömäärät. Käyttöönottoa on toteutettu yhteistyössä eri sidosryhmien ja asiantuntijoiden kanssa.
Pirkanmaan hyvinvointialueella yleisten ja yhteisten asioiden perehdyttämiseen on tehty organisaation yleisperehdytys. Tämä johdattelee työntekijän organisaatioon ”sisälle” ja auttaa myös esihenkilöitä tiedon äärelle. Yleisperehdytys helpottaa etenkin työsuhteen alussa perehdytettävien asioiden läpikäymistä. ”Punaisena lankana organisaation yleisperehdytyksen tekemisessä ja ylläpitämisessä on ollut auttaa uusia työntekijöitä sekä perehdyttäviä esihenkilöitä. Lisäksi yksiköt ovat otettu mukaan tekemään heitä palvelevat perehdytykset Introon”, kertovat Paavilainen ja Hoivassilta. Pirkanmaan hyvinvointialueen yksiköissä Introon tehdäänkin yleisperehdytyksen lisäksi ammattiryhmäkohtaiset perehdytykset, jotta ohjelmistoa voidaan käyttää yksikköä parhaiten hyödyttävällä tavalla.
Onnistumisen avaimet ovat johdon vahva tuki ja sitoutuminen, selkeä työnjako ja vastuuhenkilöiden nimeäminen. Myös hyvä sisäinen viestintä, riittävä tuki ohjelmiston käyttöön liittyen ja seuranta ovat olleet kehitystyössä tärkeässä roolissa.
Personoitua perehdytystä osana työsuhteen koko elinkaarta
Intron avulla perehdytyksestä voidaan luoda personoidumpi ja henkilökohtaisempi. Perehdytys on kriittinen osa-alue työntekijän työsuhteen elinkaaressa rekrytoinnin jälkeen ja perehdytyksessä uudelle työntekijälle syntyy mielikuva uudesta työpaikasta ja tehtävästä. Pirkanmaan hyvinvointialueella työskentelee yli 20 000 ammattilaista 600:ssa eri ammattinimikkeessä. Esimerkiksi erikoistuvien tai erikoislääkäreiden perehdytyksiä täytyy räätälöidä hyvinkin paljon. Oppimispolut ovat erilaisia ja myös työntekijöiden aiempi osaaminen. Kaikki tämä vaikuttaa luonnollisesti myös perehdytykseen.
”Perehdytys on keskeinen osa osaamisen kehittämistä sekä johtamista ja se linkittyy myös rekrytointiprosessiin. Suuressa kuvassa Intro selkeyttää ja sujuvoittaa perehdytystä. Sen avulla perehdytykseen saadaan systemaattisuutta, ja lisäksi dokumentointi ja raportointi helpottuu. Raportointi on organisaation kannalta tärkeää”, Hoivassilta sanoo.
”Mikään ei muutu, jos mitään ei muuta”
Puhuttaessa organisaation perehdytyksen kehittämisestä on tärkeää huomioida, että jos halutaan muutosta, on oltava valmis tekemään rohkeasti asioita toisin. ”Pirkanmaan hyvinvointialueen strategiassa perehdytyksen kehittäminen on huomioitu ja se on meidän kehittämistyössämme ollutkin merkittävässä roolissa. Kun organisaatiolta löytyy selkeä strateginen tavoite ja ohjaus perehdytyksen suhteen, on perehdytysprosessin kehittäminen luonteva osa kokonaisuutta. Mikäli tällaista ohjausta ei ole, voi perehdytyksen merkitys jäädä taka-alalle. Tämä on huolestuttavaa, sillä perehdytys on olennainen osa työntekijän työuran alkuvaihetta ja vaikuttaa merkittävästi koko työuran ajan”, pohtivat Hoivassilta ja Paavilainen.
Perehdytysprosessin kehittäminen ja siihen panostaminen on yksi HR:n tärkeimmistä tehtävistä. ”Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytys tukee työntekijän sitoutumista ja hyvinvointia, sekä parantaa organisaation tehokkuutta ja kilpailukykyä. On aika kiinnittää enemmän huomiota tähän liian usein laiminlyötyyn osa-alueeseen”, Paavilainen ja Hoivassilta toteavat.
Juuri nyt on ajankohtaista huomioida kesätyöntekijöiden perehdytys
Jokaisella meistä on varmasti muistikuvia saadusta perehdytyksestä ja mieleen nousee usein kokemukset, kuinka on tullut vastaanotetuksi uudessa työyhteisössä – etenkin ensimmäisissä työsuhteissa. On siis tärkeää, että myös kesätyöntekijä kokee olonsa tervetulleeksi ja hänet otetaan alusta asti mukaan työyhteisöön. ”Millaisia kokemuksia ja muistoja sinä tahdot antaa perehdytyksestä?” kysyvät Hoivassilta ja Paavilainen.