Referenssit
Varkauden kaupunki - Perehdytyksellä helpotusta lääkäreiden rekrytointiin
Varkauden kaupunki on aloittanut aktiivisen perehdytyksen kehittämisen ja ottanut käyttöönsä Intro perehdytystyökalun. Intro on ollut käytössä Varkaudessa kohta vuoden ajan, ja käyttö on lähtenyt liikkeelle hyvin. Varkauden kaupungin johtava ylilääkäri Jyrki Kyynäräinen toimii kouluttajalääkärinä ja on aktiivisesti koordinoimassa uusien lääkäreiden perehdytystä Varkaudessa. Jyrkin mukaan Intron avulla on saatu selkeää hyötyä perehdytyksiin etenkin ajan säästön ja paremman dokumentaation kautta.
- Intron käyttöönotto tapahtui keskitetysti henkilöstöpalveluiden kautta ja Intron käyttöä on suositeltu jokaiseen yksikköön. Vastaanotto on ollut hyvä, kertoo Jyrki.
- Meille tulee töihin paljon koulutusvaiheessa olevia lääkäreitä ja terveyskeskuslääkäreitä, joiden työsuhteet kestävät 6–9 kuukautta, joten perehdytyksiä tulee vastaan keskimääräistä useammin. Meillä aloitti kesän alussa seitsemän uutta lääkäriä, joten lähdimme pilotinomaisesti kokeilemaan Introa myös uusien lääkäreiden rekrytoinnissa. Perehdytyssuunnitelmat rakennettiin Introon pikaisesti ja perehdytyssuunnitelmien rakennetta lähdettiin testailemaan. Testailun myötä löytyi kehitettävää myös omaan perehdytysprosessiin, mutta löydettiin asioita mitkä ovat sujuneet hyvin, jatkaa Jyrki.
Pikaisella käyttöönotolla hyvin vauhtiin
Varkauden kaupungin sotepalvelut muuttivat myös kevään aikana uuteen hyvinvointikeskukseen ja Intron käyttöönotto tapahtui tilanteessa, jossa oli muutenkin paljon asioita päällä. Toimintamalleja muutettiin ja sen lisäksi sotevalmistelut ja korona aiheuttivat omat haasteensa, joten Intron käyttöönottoon ei ollut aikaa liiaksi. Silti käyttöönotto on sujunut hyvin ja käyttö on lähtenyt sujumaan.
- Meillä on ollut päällä paljon isoja muutoksia, joten Intron käyttöön jouduttiin varastamaan aikaa muualta, joten jos tekisin kaiken uudestaan, varaisin Intron käyttöönottoon enemmän aikaa. Kuitenkin pikaisella käyttöönotolla on päästy hyvin vauhtiin, ja Intro on tuonut verratonta hyötyä etenkin säästämällä aikaa ja mahdollistamalla paremman dokumentaation perehdytyksille, toteaa Jyrki.
- Perehdytyssuunnitelma ei ole enää yksittäinen lappunen, joka pyörii yhdellä perehdyttäjällä ja kukaan ei tiedä mitä on käyty, vaan voidaan selkeästi jakaa ja organisoida eri perehdytystehtäviä eri ihmisten kesken paremmin. Intro mahdollistaa myös sen, että perehtyjä voi itse tutustua osaan perehdytysmateriaaleista Intron kautta, kertoo Jyrki.
Intro auttaa automatisoimaan perehdytystehtäviä
Intro on löytänyt paikkansa organisaation arjessa ja tuonut parannuksia perehdytyssuunnitelmiin- ja prosesseihin. Intron avulla on helppo myös varmistaa, että kaikki perehdytykseen liittyvät tehtävät tulevat tehdyksi. Helppokäyttöisyys saa myös kehuja ja isompia haasteita käytössä ei ole tullut vastaan.
- Meillä käytetään tällä hetkellä lääkäreiden perehdytyksissä kahta erilaista pohjaa, määräaikaisille ja vakituisille lääkäreille on omansa. Perehdytystä voidaan myös tarvittaessa muokata ja jatkaa, jos vaikka työsuhde jatkuukin terveyskeskuspätkän jälkeen, kertoo Jyrki.
- Käytännössä Intro kulkee mukana niin että perehtyjiltä on pääsy omaan suunnitelmaansa ja perehdytykseen liittyviä materiaaleja linkitetään sinne. Suunnitelma ohjaa perehdytyksen kulkua ja kertoo mitä asioita käydään läpi. Dokumentit on hyvä saada yhteen paikkaan, niin perehtyjä voi myös käydä niitä läpi omatoimisesti. Introsta löytyy kaikki tiedot mistä löytyy mitäkin perehdytysvaiheessa, vaikka ollaankin iso talo. Perehdytys voidaan myös käynnistää jo ennen ensimmäistä työpäivää ja kertoa käytännön asioista, kuten parkkipaikoista tai tilata laitteet valmiiksi, toteaa Jyrki.
- Meillä on myös automatisoitu tiettyjä tehtäviä ja seurantoja. Eli kun perehdytys käynnistetään Introssa, lähtevät myös perehdytykseen liittyvät prosessit liikkeelle ”napin painalluksella” ja kustakin tehtävästä vastuussa oleva henkilö hoitaa oman osuutensa. Perehdytyskokonaisuus hoituu koordinoidusti, kaikkia perusasioita ei tarvitse tehdä uudestaan ja työaikaa säästyy, jatkaa Jyrki.
Perehdytys auttaa rakentamaan työnantajamielikuvaa
Palaute perehdyttäjiltä ja perehdytettäviltä on ollut positiivista. Tulevaisuudessa perehdytyksen koetaan olevan hyvä tapa kehittää työnantajamielikuvaa ja siihen aiotaan myös jatkossa panostaa aktiivisesti.
- Käyttäjien palaute on ollut pääsääntöisesti positiivista. Ainoa asia, mikä on herättänyt kysymyksiä, on miten Introsta saatavat automaattiset perehdytystehtävien myöhästymisestä muistuttavat viestit saa pois päältä. Vastaushan on, että hoitamalla perehdytystehtävän valmiiksi, kertoo Jyrki.
- Intron helppous on ollut iso plussa. Käyttäjäroolista riippumatta Intron käyttöön on ollut helppoa päästä nopeasti kiinni. Säästettynä aikana Intron investointi maksaa itsensä hyvin takaisin. Alussa käyttöönottoon kannattaa varata aikaa ja tehdä materiaalit ja suunnitelmat kunnolla, koska tämä helpottaa käyttöä jatkossa. Kun systeemit on luotu kuntoon, helpottaa se perehdytyskokonaisuutta huomattavasti. Ja kun perehdytys on hyvin hoidettu, voidaan se myös todentaa Introsta jälkikäteen, jatkaa Jyrki.
- Lääkärin työn luonne on usein sellainen, että työ on koulutusjakso, joten perehdytys on hyvä tapa rakentaa positiivista työnantajamielikuvaa. Ja kyllä me uskomme, että hyvä perehdytys vaikuttaa positiivisesti myös puskaradiossa ja helpottaa rekrytointeja jatkossa. Hyvä perehdytys toimii eräänlaisena käyntikorttina ja kertoo siitä, että työnantaja haluaa panostaa työntekijöihinsä. Suosittelen kyllä Introa ja perehdytyksen kehittämistä muillekin organisaatioille, lopettaa Jyrki.