Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) artiklat 12,13 ja 14.
Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

1 REKISTERINPITÄJÄ

Grade Solutions Oy

Elektroniikkatie 6, 90590 Oulu

2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT JA/TAI YHTEYSHENKILÖT

Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@grade.com

Tuki: introtuki@grade.com

3 REKISTERIN NIMI

Intro-palvelun verkkovierailijoiden ja Intro-ilmaisen kokeiluversion palvelun käyttäjätietojen rekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Intro–palvelun verkkovierailijat

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Intro–palvelun toiminnan varmistamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus, perustuvat henkilötietojen käsittelyyn.

Käsittelyn Oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyä on välttämätöntä palvelun toiminnan kannalta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumuksesi, kun käsittelemme henkilötietoja palvelun kehittämiseksi. Voit hallita suostumustietojasi verkkoselaimen kautta. Katso tarkemmat ohjeistukset hallintaan evästekäytännöt -osiostamme

Intro-maksuttomaan kokeiluversioon rekisteröityneet käyttäjät

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekisteröidylle tarjoamaan Intro-palveluun, jossa rekisteröity henkilö voi luoda itselleen ilmaisen kokeilutilin ja sen jälkeen käynnistää perehdytyksiä uusille työntekijöille.

Käsittelyn Oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittely sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Kyseinen sopimus on rekisteröidyn Intro-palvelun käyttöönoton yhteydessä hyväksymät palvelua koskevat käyttöehdot.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Intro-palvelun verkkovierailijat:

Palveluiden verkkovierailijoista rekisteriin tallentuu seuraavia tietoja:

- Aikaleima milloin olet käyttänyt palvelu

- IP-osoitteesi

- Millä palvelusivulla olet vieraillut

- Muutettu käyttäjätunnus (käyttäjätunnus generoidaan verkkovierailijan laitteella)

- Miltä sivulta olet saapunut palveluun

- Laite-, käyttöjärjestelmä- ja selaintiedot

- Palvelussa käytetty kieli

- Sessio-ID

Jos olet kirjautuneena käyttäjänä Intro–palvelussa, kerätään käytöstä myös seuraavat tiedot: Intro-ohjelmiston rooli ja organisaatio palvelussa.

Intro-palveluun rekisteröityneet käyttäjät:

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen käyttäjäprofiiliin lisäämistä tiedoista sekä Intro-palvelun käyttäjätunnuksesta ja salasanasta.

Rekisteröity voi itse muuttaa profiiliin tallennettuja tietoja.

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite

(b) käyttäjätunnus ja salasana;

(c) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Perehdytykseen tallennettavat perehdytettävästä kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja perehdytyssuunnitelma sisältää, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa perehdytysjärjestelmään. Grade Solutions Oy toimii näissä tilanteissa, kun se tarjoaa palvelua kyseiselle rekisterinpitäjänä olevalle kuntatyönantajalle, kyseisen kuntatyönantajan henkilötietojen käsittelijänä kyseisen kuntatyönantajan puolesta ja lukuun.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei rekisterinpitäjän toimesta luovuteta ulkopuolisille.

Grade Solutions Oy käyttää alihankkijoita toiminnassaan. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Grade Solutions Oy:n ohjeistuksien mukaan eivätkä käytä tietoja omassa toiminnassaan.

Intro-palveluun rekisteröityneet maksuttoman kokeiluversion käyttäjät:

Rekisteröity voi halutessaan käynnistää palvelun kautta perehdytyksiä uusille työntekijöille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on kyseisessä tilanteessa käynnistetyn perehdytyksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

7 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Grade Solutions Oy voi siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille.

Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

  • EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
  • Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

8 PROFILOINTI & AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Intro-palvelun verkkovierailijat:

Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin toiminnan kehittämiseksi. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi vaikutuksiltaan merkittävää päätöksentekoa tai jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä. Voit hallita evästeitä verkkoselaimen kautta. Katso tarkemmat ohjeistukset hallintaan evästekäytännöt -osiostamme

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.

Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.

Rekisterinpitäjän työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

10 HENKILÖREKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Maksuttoman kokeiluversion käyttötietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa Grade Solutions Oy rekisterinpitäjänä.

(a) Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kuuteen (6) kuukauteen, sekä käyttäjätunnus että profiilitiedot hävitetään.

(b) Siltä osin kuin on kysymys työnantajille käynnistettyjen perehdytysten säilyttämisestä ja hävittämisestä, kyseinen työnantajaorganisaatio vastaa rekisterinpitäjänä säilytysaikojen määrittelystä.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

  1. Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
  2. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
  3. Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
  4. Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
  5. Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
  6. Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
  7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
    Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme mahdollisesti pyynnöstäsi huolimatta säilyttää ja käyttää tietojasi, jos tämä on tarpeen esim. lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai oikeutettujen etujemme (esim. oikeussuojan) varmistamiseksi.

12 MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Kehitämme jatkuvasti palvelujamme. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Jos tehtävät muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä verkkosivustolla ja/tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.

Viimeksi päivitetty 25.09.2024: Päivitetty tietosuojavastaavan & tuen osoite toimiviksi