Mallipohjan jakaminen

Jotta muut käyttäjät voivat käyttää luotua mallipohjaa hyödyksi omissa perehdytyksissään tai jotta he voivat tarvittaessa muokata sitä, mallipohja tulee jakaa heille. Jos mallipohjaa ei jaeta, se näkyy vain sille käyttäjälle, joka sen on luonut ja vain hän voi käyttää sitä hyödyksi aloittamissaan perehdytyksissä.

Mallipohjaan voi antaa muokkausoikeuden tai katseluoikeuden. Muokkausoikeus tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi käyttää mallipohjaa uusien suunnitelmien luonnissa ja tehdä mallipohjaan haluamiaan muutoksia. Tehdyt näkyvät kaikille, joilla on oikeus nähdä kyseinen mallipohja. Katseluoikeus tarkoittaa sitä, että käyttäjällä on mahdollisuus tarkastella mallipohjan sisältöä ja luoda sen avulla uusia suunnitelmia. Mallipohjan voi jakaa yksittäiselle käyttäjälle tai kokonaiselle tiimille.

Mallipohjan voi jakaa kahdessa paikassa: mallipohjien etusivunäkymässä tai itse mallipohjassa, kun on muokkaustilassa Jakaminen-painikkeella.

Ensimmäisessä näkymässä, joka avautuu klikkaamalla Jakaminen-painiketta, tarkastellaan jo olemassa olevia jakoja, jos niitä on.

Mallipohjan jako uudelle käyttäjälle aloitetaan + Jaa käyttäjille tai tiimeille -painikkeella. Tästä avautuu näkymä, jossa valitaan jaetaanko mallipohja tiimille/tiimeille vai tietyille käyttäjille.

Valitse tiimeistä: näkymässä näytetään ne tiimit joihin käyttäjällä on oikeus. Tässä valitaan halutut tiimit joille mallipohja jaetaan.

Valitse käyttäjistä: näkymässä näytetään listalla henkilöt jotka käyttäjällä on oikeus nähdä sekä valinta Jaa kaikille organisaation käyttäjille. Näkymässä valitaan listalta käyttäjistä halutut henkilöt tai jos halutaan mallipohja jakaa koko organisaation käyttöö, valitaan "Jaa kaikille organisaation käyttäjille". Jos käyttäjää ei löydy tältä listalta, hänet voi kutsua Introon käyttäjäksi + Lisää uusi käyttäjä -painikkeen avulla. Käyttäjä kutsutaan jäseneksi siihen tiimiin, joka on juuri silloin aktiivisena.

Valitse käyttäjistä

Kun valinnat on tehty, klikataan Valitse.

Tämän jälkeen määritellään, millä oikeudella mallipohja jaetaan valituille tiimeille ja käyttäjille.

Kun mallipohja jaetaan yksittäiselle käyttäjälle, hänen käyttäjäroolinsa määrittää, millä oikeudella pohjan voi jakaa. Perehdytysvastaavalle voi antaa ainoastaan katseluoikeuden, mutta omistajalle voi antaa katseluoikeuden lisäksi muokkausoikeuden. Muokkausoikeus tulee oletuksena omistajatasoiselle käyttäjälle, mutta sen voi halutessaan vaihtaa katseluoikeudeksi.

Kun mallipohjan jakaa tiimille, vaihdoehdot ovat "Omistaja voi muokata" tai "Katselu". Omistaja voi muokata -oikeus tarkoittaa sitä, että tiimissä olevat omistajatasoiset käyttäjät voivat muokata mallipohjaa, mutta perehdytysvastaavat voivat vain katsella sitä. Jos mallipohjan jakaa tiimille katseluoikeudella, myöskään omistajat eivät pääse muokkaamaan pohjaa, ellei sitä ole jaettu heille käyttäjäjaolla muokkausoikeudella.

Kun tarvittavat henkilöt ja tiimit on valittu ja niille on valittu oikea oikeus, valinnat vahvistetaan klikkaamalla Tallenna.

Kuvassa alla mallipohja jaettu tiimille Mutkan koulu Katselu oikeudella.

Kuvassa alla mallipohja jaettu muokkaus oikeudella Pekka Torviselle.

Jos jaon haluaa poistaa tietyltä käyttäjältä tai tiimiltä, sen voi tehdä Poista-painikkeesta, jonka jälkeen poisto vahvistetaan Vahvista poistaminen -painikkeella.

Kun kaikki tarvittavat muutokset ja valinnat on tehty, klikataan Tallenna.