Luo suunnitelma ja aloita perehdytys

Perehdytyssuunnitelma muodostaa perehdytyksen aikajanan, jolla on alku- ja päätepiste. Suunnitelma jakaantuu perehdytyksen eri vaiheisiin eli kategorioihin, jotka sisältävät tehtäväkortteja. Kategorioille asetetaan määräaika, johon mennessä tehtävät tulee suorittaa. Mikäli tehtäviä ei kuitata tehdyksi määräaikaan mennessä, Intro lähettää muistutusviestin myöhässä olevista tehtävistä niiden vastuuhenkilöille.

Suunnitelman luonti aloitetaan etusivulta:

Klikkaa Luo suunnitelma. Tästä avautuu näkymä, jossa valitaan perehdytyksen perustiedot, joita ovat:

Tiimi johon perehdytys avataan. Mikäli käyttäjä on useammassa tiimissä jäsenenä, voidaan "Vaihda" painikeesta valita se tiimi johon perehdytys halutaan aloittaa.

Mallipohja, jonka avulla suunnitelma luodaan. Klikaamalla "valitse mallipohja" päästään valitsemaan mallipohja niistä mallipohjista joita käyttäjälle on jaettu näkyviin, tai käyttäjä on itse luonut järjestelmään. Voit luoda yhden tai useampia suunnitelmia samalle perehdytettävälle.

Perehdytettävä henkilö jolle perehdytys avataan. Klikkaamalla "Perehdytettävää ei ole vielä lisätty", päästään syöttämään perehdytettävän tiedot, joko lisäämään uuden henkilön tiedot tai valita perehdytettävä tiimin henkilöistä tai jatkaa ilman perehdytettävää ja antaa tiedot vasta myöhemmin. Perehdytys voidaan aloittaa uudelle työntekijälle hänen henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella ja perehdytettävä voi myöhemmin itse vaihtaa sähköpostiosoitteensa organisaation osoitteeksi järjestelmässä. Perehdytys voidaan avata usealle uudelle työntekijälle samalla kertaa valitsemalla + painiketta uudelleen ja syöttämällä seuraavan henkilön tiedot. Jokaiselle lisätylle perehdytettävälle avataan oma henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma.

Perehdytettävän työsuhteen aloituspäivämäärä. Klikkaamalla "Milloin perehdytys alkaa" avautuu näkymä johon syötetään perehdytettävän työsuhteen aloituspäivämäärä eli ensimmäinen työpäivä. Työsuhteen aloituspäivämäärä voidaan antaa myös myöhemmin suunnitelmanäkymässä.

Kun halutut tiedot on annettu, klikataan LUO SUUNNITELMA

Nyt perehdytyssuunnitelma on luotu luonnokseksi, eli suunnitelma ei ole vielä muiden nähtävillä. Tässä vaiheessa voidaan vielä tehdä muokkauksia suunnitelmaan. Suunnitelman muokkaamisesta voi lukea lisää täällä.

Kun tehtäväkortit ja kategoriat on kunnossa, on aika tarkistaa perehdytyksen tiedot. Tietoja päästään katsomaan ja muokaamaan klikkaamalla Muokkaa tietoja-painikkeesta. Tarkista ja täydennä seuraavat asiat:

• Perehdytettävä tehtävä: Tässä tulee olla se tehtävä, johon uutta työntekijää ollaan perehdyttämässä. Tehtävä voidaan muuttaa tarvittaessa vastaamaan oikeaa tehtävää.
• Työsuhteen tyyppi
• Perehdytettävän tiedot: Jos perehdytettävän tietoja ei lisätty suunnitelman alkuvaiheessa, ne tulee lisätä nyt
• Työsuhteen aloituspäivämäärä: Täytetään kenttään se päivämäärä, jolloin uusi työntekijä aloittaa organisaatiossa, eli ensimmäinen työpäivä
• Lopuksi klikkaa Tallenna

Muokkaa tietoja -näkymässä voidaan myös ajastaa perehdytys alkamaan automaattisesti haluamana ajankohtana. Lisää perehdytyksen ajastamisesta täällä.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täydennetty ja tallennettu, perehdytyksen kategorioihin päivittyy päivämäärät sen mukaan, mitkä aikamääreet kategorioihin oli laitettu. Päivämäärät määräytyvät aloituspäivämäärän perusteella.

Nyt perehdytys voidaan aloittaa!

Perehdytys käynnistetään suunnitelman alaosan Aloita perehdytys -painikkeella. Painikkeen klikkaamisen jälkeen tulee vielä yhteenveto, jossa voidaan tarkastaa vielä tietojen olevan oikein. Kun kaikki on kunnossa, klikataan Aloita, jolloin perehdytys varsinaisesti aloitetaan.

Kun perehdytys aloitetaan, perehdytettävä saa kutsun Introon ja perehdytystiimin jäsenet saavat tiedon uudesta aloitetusta perehdytyksestä.